Veliko dela imamo pri poslovanju tudi z računovodstvom, predvsem z računi. Če pa se lahko pripravijo e-računi online, si bomo delo močno poenostavili. Na ta način se namreč ni treba ukvarjati z ročnim vnašanjem podatkov, spletni sistemi pa nam omogočajo izstavljanje računov kjerkoli in kadarkoli.
V nekaterih podjetjih so te prednosti naravnost odločilne, za praktično vsakega podjetnika pa so vsaj dobrodošle. Gotovo si želimo poslovanje poenostaviti in hkrati zadostiti vsem zahtevam glede računovodstva. To pomeni, da bodo zelo zanimivi programi in sistemi, ki nam omogočajo enostavno izstavljanje računov, sploh če gre za e-račune, ki morajo biti pripravljeni v ustrezni obliki. Zato nam e-računi online ponujajo pravo rešitev, ki jo bomo hitro privzeli tudi v svojem poslovanju.
Kako se izstavljajo e-računi online?
Največja sprememba bo to za tiste, ki so vajeni račune pripravljati ročno. Včasih smo to počeli s papirjem in svinčnikom, imeli smo vezane knjige računov in druge dokumente, ki jih je bilo treba izpolnjevati. Danes je ekvivalent ročnemu pisanju računov pripravljanje računov v računalniških programih za urejanje besedil. To niso programi za račune, nam pa omogočajo, da ročno izdelamo račun z vsemi ustreznimi vsebinami.
V primerjavi s to opcijo je sistem, v katerem se lahko pripravljajo e-računi online, velika nadgradnja. Ti sistemi so namreč zasnovani prav za delo z računi. Izstavljanje računov močno poenostavijo s tem, da že imajo predlogo, v katero preprosto vnesemo le nekaj podatkov. Program bo sam izpolnil vsa tista polja, ki jih lahko – recimo datum in kraj izdaje računa, podatke o podjetju, datum zapadlosti, zaporedno številko … Nekaj podatkov moramo vnesti sami, a tudi pri tem nam program lahko pomaga – za podatke o plačniku recimo vnesemo le davčno številko in program bo sam pridobil ostale podatke o podjetju.
Prav tako lahko račune kopiramo, lahko se pripravljajo avtomatsko za kakšna mesečna plačila, našli pa bomo tudi druge funkcije v programih, kjer se izdajajo e-računi online.
Posebni e-računi online
Takšni programi nam močno poenostavijo pripravo računov. Omogočajo pa tudi pripravljanje posebnih elektronskih računov, ki jih uporabljamo za poslovanje s proračunskimi uporabniki in z drugimi strankami. To so e-računi, ki omogočajo avtomatizacijo poslovanja z računovodskimi programi in spletnimi bankami.
V tem primeru se e-računi online pripravijo v predpisani obliki, ki vključuje sam dokument, elektronsko ovojnico in elektronski račun. Te tri datoteke omogočajo poslovanje s pomočjo namenske programske opreme. S takšnimi računi nimamo dodatnega dela, saj se pripravijo avtomatsko, prav tako se lahko e-računi online tudi avtomatsko dostavijo na naslov plačnika, izvozijo v spletno banko in knjižijo v našem sistemu.
E-računi online nam pomagajo pri poslovanju
Ne glede na to, kakšne zahteve imamo pri pripravi računov, bomo gotovo dobro izkoristili možnosti, ki nam jih ponujajo računovodski programi za delo z računi. Zelo zadovoljni bodo tako manjši podjetniki, ki le občasno izstavijo nekaj računov, kot tudi večja podjetja, pri katerih se morajo izdajati e-računi online, da lahko ugodimo posebnim zahtevam. Vedno lahko računamo na to, da nam bo na voljo ustrezna programska oprema, ti programi so lahko s svojimi funkcijami zelo prepričljivi.