Račune radi izdajamo, saj to pomeni uspešno poslovanje in pričakovane prihodke, a tudi prejeti računi imajo pri rednem poslovanju pomembno vlogo. Če jih imamo pod kontrolo, nam lahko zelo pomagajo pri upravljanju poslovanja, seveda pa nudijo tudi vpogled v podrobnosti pri opravljanju dejavnosti podjetja. Tudi če se z računi ne nameravamo preveč ukvarjati, jih je treba pravočasno plačati in ustrezno knjižiti. To pomeni, da bo tudi s prejetimi računi še nekaj dela, če želimo poslovati uspešno in brez nepotrebnih zapletov.
V vsakem primeru smo torej pozorni na to, da se prejeti računi ustrezno obdelajo. V nekaterih primerih to pomeni, da jih preprosto plačamo, včasih pa moramo pomisliti še na kar nekaj drugih opravkov, ki jih lahko imamo s takšnimi računi. Praksa je tu čisto odvisna od podjetja, ne moremo vedno točno opisati postopkov, ki se izvajajo pri prejemu računov.
Prejeti računi od dobaviteljev
Običajno račune izdajajo dobavitelji, pri katerih naročamo surovine in materiale za delo. V nekaterih dejavnostih imamo stalno opravka z raznimi dobavitelji in nabava predstavlja večji del odhodkov podjetja. Na drugi strani pa nekatera podjetja z dobavitelji praktično nimajo nič opraviti in lahko svojo dejavnost uspešno izvajajo tudi brez nabave. Če poslujemo z dobavitelji, bodo nabavo gotovo spremljali tudi prejeti računi, ki jih dobavitelj izda ob nabavi.
Najprej moramo poskrbeti za to, da nabava nemoteno poteka, da materiale pravočasno naročimo in seveda tudi pravočasno plačamo. Nekateri dobavitelji imajo posebne popuste za predplačila ali pravočasna plačila pred datumom zapadlosti, kar se splača izkoristiti. To nam morda sporočajo že prejeti računi in dokumentacija ob nabavi, so pa dobavitelji po navadi precej prilagodljivi in se lahko z njimi točno dogovorimo. V vsakem primeru pa moramo račune redno in pravočasno plačevati, da ne bo prišlo do zastoja v proizvodnji.
Prejeti računi od drugih podjetij
Poleg tega včasih poslujemo še z drugimi pravnimi osebami, ki za nas opravljajo storitve ali nam dobavljajo izdelke. Spet so lahko prejeti računi stalnica in imamo s tem velike stroške, ni pa to nujno. Večja podjetja imajo različne zunanje izvajalce za razne naloge, predvsem če je treba skrbeti za poslovne prostore – v poštev pride recimo varovanje prostorov, čiščenje, kakšna dela in nadgradnje … Kar nekaj dela bo, za to pa zaposlimo ustrezne strokovnjake.
Spet smo pozorni na to, da so prejeti računi pravočasno poravnani, da lahko uspešno sodelujemo s temi mojstri. Poleg tega račune pravilno knjižimo, uporabimo jih tudi za pregled odhodkov in bilance podjetja. Hitro lahko dobimo tudi kakšne ideje za racionalizacijo poslovanja.
Kako nam pomagajo prejeti računi pri poslovanju?
Čeprav se morda na prvi pogled zdi, da so prejeti računi le strošek, si lahko s temi dokumenti pri poslovanju močno pomagamo. Enostavno lahko naredimo pregled nad stroški in odhodki, načrtujemo racionalizacijo poslovanja in oklestimo nepotrebne stroške. Včasih se pokažejo nekatere priložnosti, ki jih sicer morda ne bi opazili, recimo prihranki ob predplačilih. S samodejnim knjiženjem in pripravo plačilnih nalogov pa lahko prejeti računi v naprednih računalniških programih pomagajo še pri boljšem izkoristku časa in truda pri delu v podjetju.