Z dobrim poslovnim sistemom tudi prejeti računi ne bodo več povzročali težav. Večino opravil je možno kar avtomatizirati, tako da kakšnega zamudnega in napornega dela ne bo, hkrati pa se izognemo tveganju za napake in težave, ki nas lahko drago stanejo. V 21. stoletju je priporočljivo uvesti takšno poslovanje v vsakem podjetju, še posebej seveda tam, kjer imamo z računi veliko dela, sploh če poslujemo z e-računi, ki so pripravljeni po predpisanih standardih.
Prednosti takšnih sistemov sicer močno presegajo samo delo z računi, a prav na tem področju se pogosto pokaže, kako koristna je pomoč sodobne tehnologije. Ravno z računi namreč najpogosteje neposredno delamo, tako z izdajanjem kot s plačevanjem računov je kar nekaj dela v praktično vsakem podjetju. Gre za eno izmed redkih opravil, ki jih ne moremo enostavno prevaliti na računovodski servis, lahko pa za to uporabimo dober računovodski program.
Kaj zahtevajo prejeti računi?
Morda bi si mislili, da so prejeti računi enostavnejši od izdanih, saj jih ni treba pripravljati in pošiljati. A vseeno imamo lahko z njimi kar nekaj dela, odvisno od tega, v kakšni obliki jih dobimo.
Gotovo jih moramo ustrezno razvrščati in hraniti, varno morajo biti arhivirani, da do njih lahko kasneje tudi dostopamo. Račune na papirju se splača digitalizirati, da jih hranimo na enem mestu v e-arhivu. Seveda zahtevajo prejeti računi tudi pravočasno plačilo, za to pa bo treba morda pripraviti še plačilne naloge. Najbolje je sicer, da jih uvozimo v spletno banko in se plačilo izvede samodejno.
V večjih podjetjih hkrati opravimo še nekaj nalog. Treba je voditi davčne evidence in register osnovnih sredstev, včasih pa se s prejetimi računi povezujejo še nekatere druge obveznosti. Če imamo dober sistem, ki pokriva vse aspekte poslovanja, lahko podatki z računov pomagajo pri avtomatiziranem osveževanju stanja zalog in podobno.
Prejeti računi in elegantne rešitve
Namesto da bi se tem opravilom posvečali sami, običajno za ta namen izberemo sodobne računalniške programe. To so računovodska orodja, ki so pripravljena prav za takšne naloge, pogosto pa omogočajo še kaj več, recimo povezavo z računovodskim servisom ter z drugimi sistemi, ki jih uporabljamo pri poslovanju. Gotovo pa bodo prejeti računi poenostavljeni, računamo lahko na bistveno boljšo izkušnjo.
A treba bo izbrati ustrezen program, ki res ponuja vse funkcije, ki jih potrebujemo. V manjših podjetjih so to že enostavni programi, a zahtevnejši uporabniki bodo veliko bolj pozorno preverili vse funkcije priljubljenih računovodskih programov.
Obveznosti ne prinašajo le prejeti računi
Pogosto bo več dela z izdajanjem računov ter z drugimi pogostimi računovodskimi opravili pri rednem poslovanju. Na srečo so računalniški programi zelo dobro prilagojeni takšnim potrebam in odgovorijo na zahteve mnogih poslovnih uporabnikov. To pomeni, da s pomočjo takšnih programov močno poenostavimo poslovanje na različnih nivojih, tako pri vsakodnevnih opravilih kot tudi pri kakšnih posebnih nalogah. V raznovrstnih podjetjih se takšna racionalizacija poslovanja močno pozna, zato se splača tudi investicija v kakšen naprednejši poslovni sistem. Prejeti računi so le en del, dobri programi pa pokrijejo še mnoge druge naloge pri sodobnem poslovanju.