Vsak dan ima vedno več podjetij potrebe po shranjevanju podatkov v oblaku, čemur se prilagaja tudi spletno računovodstvo, ki prav tako deluje v oblaku na oddaljenih strežnikih ponudnika programa za vodenje poslovnih knjig. V primerjavi s tradicionalnimi knjigovodskimi programi se zdi, da programska oprema v oblaku nudi številne prednosti, tako za računovodske servise kot podjetja.
Ena izmed večjih prednosti je dostopnost. Uporaba storitev v oblaku daje računovodjem in podjetnikom možnost, da lahko v program dostopajo preko katerokoli elektronske naprave in z internetno povezavo. Tako so finančni podatki na voljo kadarkoli in od kjerkoli. Programske opreme namreč ni potrebno namestiti na računalnik. To omogoča tudi hitrejše povezovanje in pretok informacij med podjetjem, kupci, dobavitelji in računovodskim servisom.
Spletno računovodstvo znižuje stroške
E-programi v oblaku so kot nalašč za zagonska podjetja, samostojne podjetnike in mala podjetja. Z uporabo tehnologije v oblaku namreč ni določenih stroškov, kot je na primer nakup programske in strojne opreme, ki lahko predstavlja večjo začetno investicijo. Podjetniki morajo vzpostaviti le določene nastavitve za uporabniške račune z dostopom preko gesel in že lahko dostopajo v sistem s pridobljenimi pravicami za uporabo.
Ponudniki običajno ponujajo mesečno naročnino na storitve, ki je prilagojena potrebam podjetja in obsegu poslovanja. Enako velja tudi za računovodske servise, ki na primer zakupijo dovolj prostora za vodenje poslovnih knjig določenemu številu podjetij. Podjetja prihranijo tudi s tem, da jim ni več potrebno vzdrževati pisarniških strežnikov, nadgradenj programske opreme in drugo.
Spletno računovodstvo v oblaku je varno
Varnost je ključnega pomena za vsako organizacijo z veliko količino podatkov, še posebej pa je pomembna pri vodenju poslovnih knjig. Očitna prednost ohranjanja vitalnih in občutljivih informacij v oblaku je odstranjevanje človeškega elementa in možnost izgubljene ali ukradene strojne opreme. Ljudje se zmotijo, napačno namestijo svoje prenosnike s pomembnimi podatki in izgubijo mesece dela, strežniki pa tudi lahko zatajijo, če niso ustrezno vzdrževani.
Na srečo poslovne storitve v oblaku upravljajo varnostne kopije, zato je skrb za izgubo podatkov odveč. Ponudniki storitve poskrbijo za varnost uporabe tudi s tem, da vzpostavijo enotne varnostne standarde in varnostne nadgradnje, brez stroškov za uporabnika. Prav tako uporabljajo različne ravni šifriranja podatkov in zahtevne biometrične sisteme, ki poskrbijo za to, da so vsi finančni podatki na varnem.
Računovodski program z možnostjo neskončnih razširitev
Pomembna prednost vodenja finančnih knjig v oblaku je tudi v tem, da programi ponujajo možnosti za razširitve. Ne glede na to, ali gre za majhno podjetje, ki šele začenja s poslovanjem, ali za veliko organizacijo s stotimi zaposlenimi, oblak raste s podjetjem in omogoča različne razširitve glede na potrebe v poslovanju. Običajno je tako, da se zakupi večji prostor in se posledično zviša najemnina za uporabo e-sistema. Podjetju pa pri tem ni potrebno ničesar drugega storiti.
Na drugi strani snovalci programa za spletno računovodstvo v oblaku skrbijo za integracijo vedno novih digitalnih rešitev za avtomatizacijo poslovanja in brezpapirno poslovanje. Gre za implementacijo različnih samodejnih funkcij, povezav z drugimi programi in sistemi v oblaku in drugih rešitev, ki olajšujejo delo in nudijo velike prihranke na času.