Spletno računovodstvo v zadnjem desetletju pridobiva na veljavi in pospešeno zamenjuje stare programe za vodenje poslovnih knjig, ki jih je bilo potrebno namestiti na posamezen računalnik, podatki med različnimi uporabniki pa so prehajali mnogo počasneje, saj številni dokumenti še niso imeli elektronske oblike.
Poslovni in računovodski programi so se morali prilagoditi vedno bolj obsežnemu elektronskemu oziroma brezpapirnemu poslovanju, pri čemer fizične oblike dokumentov prehajajo v digitalne in elektronske, hkrati pa poslovanje stremi k temu, da so podjetniku in računovodji finančni podatki venomer na voljo, ne glede na lokacijo in čas. Delovanje sistema preko internetnih povezav močno vpliva na bolj ažurno sodelovanje med podjetji in računovodskimi servisi.
Spletno računovodstvo deluje v oblaku
Računovodski program deluje preko spleta, zato je vanj mogoče dostopati iz katerekoli elektronske naprave, ki ima internetno povezavo. To je lahko računalnik, mobilni telefon ali pa tablica. Zato podjetnik lahko pregleduje finančne podatke, opravljena plačila in druge postavke kar na poti in v kateremkoli času. Sistema zato ni potrebno nameščati na računalnik, ampak se koristi le uporabniško geslo.
Na drugi strani je posebnost tudi v tem, da poslovni program deluje v oblaku, kar pomeni, da se vsi podatki varno shranjujejo in obdelujejo na zmogljivih oddaljenih strežnikih ponudnika sistema. Zaradi tega računalnik ne deluje počasneje, če je na njem veliko datotek in dokumentov. Poslovanje v oblaku omogoča tudi nenehne posodobitve sistema, ki jih ni potrebno ročno zaganjati, ampak jih sistem samodejno zažene, ko je to potrebno.
Knjigovodski program z ažuriranimi podatki in izdajo elektronskih računov
Prednost uporabe računovodskega programa v oblaku je tudi v tem, da se preko oddaljenih internetnih povezav nenehno posodabljajo podatki, ki so pri vodenju poslovnih knjig pomembni za obračunavanje prispevkov, plač, davka na dodano vrednost in drugo. Sistem črpa ažurirane podatke preko javne baze podatkov tudi kar se tiče ustreznih podatkov o kupcih, dobaviteljih in drugo.
Spletno računovodstvo ustrezno obdeluje elektronske dokumente, predvsem izdane in prejete elektronske račune, ki jih je iz programa mogoče poslati oziroma izstaviti kupcem in dobaviteljem po različnih kanalih, kot je elektronska pošta, spletna banka in različni portali. Tako se e-račun ustvari neposredno v sistemu, se tam shrani, obdela in poknjiži, ter pošlje po kanalih kupcem. Vse to skrajša čas obdelave in povečuje nadzor nad prejetimi in izdanimi dokumenti.
Računovodja in podjetnik se povezujeta na različne načine
Ena izmed prednosti uporabe spletnega računovodskega programa je tudi v tem, da olajšuje povezovanje med podjetnikom in računovodskim servisom. Podjetniku ni več potrebno prinašati dokumentacije na fizično lokacijo servisa, saj dokumente lahko v sistem pošlje preko različnih aplikacij, računovodja pa jih prejme še v istem trenutku in dokumente obdela.
Na primer, spletno računovodstvo omogoča povezavo z mobilno aplikacijo, preko katere podjetnik pošlje v sistem dokument, ki ga enostavno pretvori iz papirnate oblike v digitalno obliko. Sistem nudi tudi poseben nabiralnik, kamor zaposleni lahko odlagajo različne dokumente, ki jih računovodja nato razvrsti v ustrezne knjigovodske sklope. Prav tako se program za račune lahko povezuje z drugimi programi, kot je POS blagajna, spletne trgovine, FURS, eDavki, programi za maloprodajo in drugo.