Poslovni in računovodski program Minimax, do katerega je mogoče enostavno dostopati preko spleta z uporabniškim geslom, se razvija v smeri digitalizacije poslovanja in brezpapirnega poslovanja. V to je vključeno tudi enostavno prejemanje in izstavljanje e računov, ki poteka preko različnih kanalov.
Izmenjava in izdajanje elektronskih faktur je prilagojeno različnim prejemnikom, saj so omogočeni kanali, ki so primerni za izmenjevanje dokumentacije med gospodarskimi družbami in med gospodarskimi družbami in proračunskimi uporabniki. Pri slednjih je izdaja elektronskih faktur obvezna, zato morajo vsa podjetja, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, uporabljati sistem, ki omogoča to funkcijo.
Izstavljanje e računov se prične s pripravo ustreznih datotek
Prednost uporabe programa, ki deluje na oddaljenih strežnikih v oblaku, je v tem, da nudi številne samodejne funkcije, ki podjetniku in računovodji olajšujejo delo. Med njimi je tudi priprava različnih datotek v skladu z zakonodajo. Elektronska faktura tako vsebuje določene podatke, ki na dokumentu ne smejo manjkati, računovodja pa ročno vpiše določene podatke, kot je na primer naslovnik, cena storitve in druge spreminjajoče se postavke.
Poleg tega sistem pripravi tudi ovojnico elektronske fakture in dokument v formatu PDF, zato da ga prejemnik lahko enostavno natisne, če to želi. V enem delu je izdana faktura pripravljena v formatu, ki ga prejemnik lahko uvozi v bančni program in plača, v drugem delu pa mora biti faktura tudi poslana na način, da se dokument lahko natisne. V vsakem primeru pa je pri izdaji in uvozu fakture potrebno imeti naloženo digitalno potrdilo za podpisovanje e-računov.
Izstavljanje e računov preko e-maila in e-banke
Računovodja ali podjetnik lahko kupcem pošiljata elektronske fakture preko elektronske pošte in spletne banke. Program je povezan z obema sistemoma, zato se dokumenti lahko izdajajo neposredno iz sistema. Na primer, iz programa se enostavno pošlje izdana faktura na e-poštni naslov prejemnika, ki dokument nato lahko uvozi v svoj bančni ali ERP program. Posredovanje izdanih faktur preko elektronske pošte je primerno le za gospodarske družbe in ne za proračunske uporabnike.
Podjetnik ali računovodja pa lahko izdane fakture pošiljata in na drugi strani tudi prejemata preko e-banke, pri čemer je iz programa v spletno banko mogoče naložiti oziroma uvoziti več faktur hkrati, nato pa jih banka po ustreznih kanalih posreduje kupcem. Prejemniki prejmejo dokumentacijo tudi v svojih e-bančnih programih. Ta način posredovanja je primeren tudi za proračunske uporabnike in za gospodarske družbe.
Uvažanje in izstavljanje e računov preko posrednika BizBox
Spletni program Minimax je povezan s portalom BizBox, ki prav tako deluje preko spleta in ga ni potrebno namestiti na računalnik kot programsko opremo. BizBox portal je namenjen prijaznemu brezpapirnemu poslovanju, ki uporabniku omogoča ažurno posredovanje elektronske dokumentacije in omogoča boljši nadzor.
Spletni portal je zasnovan za posredovanje oziroma uvažanje in izstavljanje e računov. Znotraj portala so na voljo številne funkcije. Ker pa to ni računovodski sistem, je potrebno elektronsko dokumentacijo uvoziti v poslovni program, kjer se prejete in izdane fakture knjižijo v glavno knjigo in jih sistem pripravi za plačilo preko banke. BizBox je primeren tako za gospodarske družbe kot za proračunske uporabnike.