Prejemanje in izstavljanje e-računa je mogoče izvesti le, če ima poslovni in računovodski program te funkcije in je pri tem povezan z drugimi sistemi, preko katerih lahko pošiljamo elektronske dokumente. Največkrat gre za spletne programe, ki delujejo v oblaku, in jih ni potrebno nalagati na računalnik. Posledično lahko v program dostopamo z uporabniškim geslom, pri čemer potrebujemo le internetno povezavo.
E-računovodstvo postaja vedno bolj digitalizirano, saj so številni procesi samodejni in potekajo preko elektronskih kanalov na spletu. K temu stremi tudi brezpapirno poslovanje, ki podjetjem omogoča, da zmanjšajo stroške, prihranijo na času in imajo večji nadzor nad prejetimi in izdanimi dokumenti. Digitalne in papirne fakture so vedno manj v uporabi, na kar so se navadili tudi kupci.
Izstavljanje e-računa in priprava dokumenta
V računovodskem programu lahko kreiramo dokument, ne glede na to, ali gre za izdano fakturo, dobropis ali avans. Običajno so elektronski dokumenti kreirani v posebnih datotekah, kot je .XML datoteka, ki jih je mogoče uvoziti v različne ERP, bančne in računovodske programe. Teh datotek ni potrebno spreminjati, saj so vsi podatki že vpisani. To tudi zmanjšuje možnost napak pri plačilih.
Prednost je v tem, da pri kreiranju dokumenta v računovodskem programu lahko dokument takoj poknjižimo na temeljnico. Sicer pa program sam pripravi vse datoteke, kot je e-račun, ovojnica in tudi digitalna oblika dokumenta v PDF formatu, ki je namenjena temu, da lahko prejemnik fakturo natisne, saj elektronske oblike datotek tega ne omogočajo.
Izstavljanje e-računa proračunskim uporabnikom in podjetjem
Pri izdajanju elektronskih dokumentov je potrebno vedeti, kdo je prejemnik oziroma kupec. V skladu z zakonodajo morajo podjetja izdajati elektronske fakture vsem proračunskim uporabnikom, če z njimi poslujejo. Proračunski uporabniki pa dokumente lahko prejmejo le v določenih sistemih, kot je na primer spletna banka in spletni portal BizBox.
Računovodski program mora zato omogočati več različnih kanalov, preko katerih lahko pošljemo fakture tako gospodarskim družbam kot proračunskim uporabnikom in fizičnim kupcem. Gospodarske družbe lahko prejmejo dokumente skorajda v vseh sistemih, kot je e-mail, e-banka in BizBox. Če podjetje posluje s kupci, ki so fizične in ne pravne osebe, pa je posredovanje izdanih faktur največkrat odvisno od dogovora. V zadnjem času klasične papirnate račune zamenjujejo elektronske fakture.
Uvažanje in prejemanje elektronskih dokumentov
Tako kot lahko iz poslovnega programa izdajamo fakture in jih pošiljamo preko različnih digitalnih kanalov, lahko v programu tudi prejmemo oziroma uvozimo prejete elektronske dokumente, ki jih dobimo na elektronski poštni naslov, v sistemu spletne banke ali v portalu BizBox, če se odločimo za njegovo uporabo.
Na ta način lahko enostavno plačamo fakturo in jo poknjižimo na temeljnico, saj ima dokument že vse podatke, ki jih potrebujemo za knjiženje. Ravno zato lahko rečemo, da je izmenjava dokumentov, ki vključuje prejemanje in izstavljanje e-računa, ažuren proces, ki nam olajšuje delo, saj podatkov iz dokumentov ni potrebno ponovno ročno vpisovati v program in preverjati njihovo pravilnost. Zato prihranimo veliko časa, zmanjšajo pa se tudi stroški za računovodstvo.